“無紙化”辦公的慘敗：為啥行不通？

在科技時代，紙張似乎是過時的代名詞。紙張沒有記憶也不能聯(lián)網(wǎng)。而數(shù)碼玩意兒開始發(fā)聲，型號外形不同、功能各異的電腦不斷擴散，紙張這種使用了近6千年的通訊玩意竟仍能大行其道漸漸刺激了新的時代思潮的時髦人士。

　　一些數(shù)碼時代的糾察思想家開始著手埋葬紙張。加利福尼亞的未來研究所的總監(jiān)保羅·薩福在1992年的一篇文章中稱:“在未來，紙張只會在比喻中才出現(xiàn)……10年后，數(shù)碼紙張及可卷式電腦將成為商業(yè)的客觀存在。”

　　“無紙化辦公”:缺乏安全感的產(chǎn)物

　　值得慶幸的是，這個時代的人基本上都知道許多預(yù)言本來就不會太準(zhǔn)。以紙張為例，雖然在電子業(yè)它可能成為一種比喻，但是它仍固守自己的真實價值。越多的數(shù)碼資訊在世界各地流傳，越多的人想將這些資訊打印出來。從1992年至2002年，全球紙張和卡紙的消耗量從2.5億噸上升到3.25億噸。

　　有些空想家說:“無紙化辦公”其實是許多人缺乏安全感的產(chǎn)物。就像小孩眼見周圍的世界正飛速發(fā)展想跟上其步伐一樣。當(dāng)科技股票價值狂漲之時，那些老板們就越來越想證明自己“跟得上形勢”，而要證明他們果真如此就是推崇“無紙化”的觀點。

　　“無紙化辦公”的慘敗

　　他們中有一部分人于是要自己的員工執(zhí)行這一想法。其中最富戲劇性的一幕發(fā)生在美國佳德廣告公司(Chiat/Day)里。在1993年，這個廣告公司的老板瑞·佳(Jay Chiat)在一個滑雪的斜坡上突然來了靈感，認為他的員工的思想正是被他們所處的一個個工作區(qū)域間隔禁錮了，把他們從那些小間隔里解放出來就意味著解放他們的思想。于是，這間廣告公司進行了重新裝修，取消了桌子和文件柜，只設(shè)了沙發(fā)和開會用的會議室，總之辦公室里沒有任何存放紙張的地方，當(dāng)然，看來沒人需要存什么紙張嘛!

　　結(jié)果，佳德廣告公司里的員工在失去“禁錮”后的行為與任何一個痛失家園的難民沒有什么兩樣:他們想盡辦法重建自己的領(lǐng)地。一個女職員買了一架紅色的嬰兒車，把她的紙文件放進車?yán)镌谧呃壤镫S身拖出拖進。更多的員工把自己車子的車尾箱當(dāng)作桌子，在車尾廂里存放自己的文件和筆記本，如果遇上什么會議，就可以看到他們就在公司和停車場間來回奔走。后來幾伙職員干脆長期霸占會議室，公司里臨時搭建的簡陋桌子越來越多。這公司最終的結(jié)局是被一個傳統(tǒng)的對手買走，終于一切又回復(fù)了正常。

　　公共設(shè)施也曾中“無紙化”的陷阱。2001年，英國政府花2億英鎊(約為2.9億美元)實施“無紙化學(xué)?！钡捻椖?，實施了此項目的阿斯通男爵學(xué)校不久就重新使用紙筆，預(yù)示了這個計劃的最終滅亡。

　　電腦不及紙張靈活

　　在過去的數(shù)年中，科技股的狂升蒙蔽了未來派們的眼睛。隨著科技股的退燒人們也開始重新認識紙張這種“舊事物”的重要性。理察德·哈珀(Richard Harper)及艾比格爾·希玲(Abi gail Sellen)最近就寫了一本書指出紙張在許多工作場合仍有驚人的重要性。

　　例如，航空交通管制這個行業(yè)似乎可以無紙化辦公——這項工作職責(zé)不過是監(jiān)控入港的航班并預(yù)報它們下一步的動作，這是一個涉及測量及數(shù)學(xué)的工作，似乎可以完全電子化。但紙張在航空交通管理的工作上仍扮演著不可或缺的角色。

　　在英國的航空交通監(jiān)控部，有關(guān)進港航班的資料就打印在一張紙上，當(dāng)飛機進入監(jiān)控區(qū)域時，諸如速度和高度的變化等資料都能在這張紙上找到。正是按照這張紙上列明的資料，監(jiān)控部不同小組的人可以各司其職。在一些較忙的時段，一個小組可能會收到50多張這樣的紙。航空交通管理部門想了很多辦法取代這些紙，最后發(fā)現(xiàn)，要取代這些紙最有效的辦法就是縮小監(jiān)控員的工作范圍。因為工作范圍越大，事情就越復(fù)雜，用這種紙張記錄資訊就非常必要。這個發(fā)現(xiàn)也說明了無紙化辦公所以難實施的一些問題:紙張能夠注釋比電腦屏幕更多的內(nèi)容;紙張上記錄的資料比電腦屏幕更容易被大家一起看到;紙張能夠傳來傳去，因此可以傳遞更多的資訊。

　　為了觀察紙張和電腦對人們工作的影響有何不同，哈珀和希玲請世界貨幣基金組織的10個人參加他們的實驗:其中5人用紙和筆工作，另外的5人則只用電腦，他們的工作是歸納眾多的報告。

　　用紙筆的那一組將各種報告放在桌上，必要時將它們傳來傳去、在上面作標(biāo)注。用電腦的那組人也極力做同樣的事，他們在屏幕上打開好幾個窗口、不停地上下翻頁尋找需要的內(nèi)容，整個過程痛苦不堪，一個家伙甚至對自己的電腦大吼大叫起來。

　　電腦隔開了人們的距離

　　為了要將所有的東西都電腦化，管理人員可能會破壞了過程中應(yīng)起支撐作用的東西。英國的警察曾遇到了這樣的麻煩。由于總部要求提高效率(通常這意味著電子化)，警方命令治安警察帶著手提電腦工作，試行的工作包括記錄罪案證人的證詞。結(jié)果他們發(fā)現(xiàn)證詞的質(zhì)量每況愈下。后來他們發(fā)現(xiàn)，在電腦上寫東西使得警察與證人談話時產(chǎn)生了距離。這也是記者不會直接在電腦上作記錄的原因，因為他要進行眼神的溝通。

　　自動化在工作的許多領(lǐng)域達到了不錯的效果，結(jié)果管理人員漸認為任何事物都可以自動化，但其實工作中最重要的東西是最難自動化的。電腦在某些位置是個不錯的玩藝，而它們最合適的位置是在適當(dāng)鋪滿紙張的辦公桌上發(fā)揮自己適當(dāng)作用。